Passendes Tagungshotel finden – die Checkliste
Tagungshotels sind aufgrund ihrer spezialisierten Einrichtungen und Dienstleistungen für jegliche Veranstaltung geeignet. Sie bieten den idealen Rahmen für Geschäftstreffen, Konferenzen, Seminare und Workshops.
Gerade im geschäftlichen Sektor sind wir Jahreskonferenzen, mehrtägige Seminare oder Vorstandssitzungen zu nennen. Auch Fortbildungen und Teambuilding-Events werden gerne in Tagungshotels abgehalten.
Mit der passenden Checkliste kann bei der Buchung Ihres Tagungshotels nichts mehr schiefgehen. Wir haben die entsprechenden Aspekte für Sie zusammengetragen – von allgemeinen Infos wie der entspannten An- und Abreise, über die Anzahl der Zimmer und Raumkapazitäten der Veranstaltungsräume, bis hin zu zusätzlichem Komfort für die Veranstaltungstechnik als auch die Zeit nach den Events. Mit HM business travel haben Sie aber auch den Experten an Ihrer Seite, der jedes Detail im Blick behält und Sie bei der Buchung Ihres Tagungshotels unterstützen kann.
Was braucht ein gutes Tagungshotel? Darauf sollten Sie unbedingt achten:
Allgemeine Lage und Informationen
Standort:
Suchen Sie sich ein Tagungshotel mit guter Zugänglichkeit, wie der Nähe zu Flughäfen und Bahnhöfen oder guten und ausreichend vorhandenen Parkmöglichkeiten.
Umgebung:
Achten Sie auf eine ruhige Lage des Hotels, aber auch die Möglichkeit für Teambuildingaktivitäten außerhalb der Veranstaltungsräume.
Unterkunft:
Achten Sie auf eine ausreichende Anzahl der Zimmer im potenziellen Tagungshotel. Zudem sollten Sie die Art der Zimmer, den Komfort und die Ausstattung genauestens begutachten.
Tagungs- und Veranstaltungsräume
Raumkapazitäten:
Wählen Sie ihr Tagungshotel anhand der Größe und Anzahl der Tagungsräume, sowie der maximalen Kapazität der Bestuhlungsvarianten.
Technische Ausstattung:
W-LAN, Mikrofone, Projektoren und Videokonferenzsysteme – was brauchen Sie für Ihre Tagung? Fragen Sie vorab beim potenziellen Tagungshotel an, ob das nötige Equipment zur Verfügung steht.
Digitale Dienstleistungen:
Heutzutage werden Teilnehmer oft auch online dazugeschaltete. Ist das auch bei Ihrer Veranstaltung der Fall? Sorgen Sie vorab dafür, dass dafür alle Voraussetzungen gegeben sind.
Flexibilität der Räume:
Benötigen Sie für Ihre Tagungsräume besondere Anpassungen? Achten Sie darauf, dass alle Möglichkeiten für Ihren Zweck zur Verfügung stehen.
Pausenbereiche:
Kaffeepausen und Networking sind bei solchen Veranstaltungen besonders wichtig – prüfen Sie vorab, dass dafür auch Bereiche vorhanden sind und die entsprechende Gestaltung möglich ist.
Verpflegung und Catering
Mahlzeiten:
Wie ist die Qualität und Vielfalt der Verpflegung im potenziellen Seminarhotel? Wird regional eingekauft oder werden auch vegetarische sowie vegane Gerichte angeboten? Bringen Sie anhand Ihrer Bedürfnisse die nötigen Informationen in Erfahrung.
Pausensnacks:
Nicht nur die Hauptmahlzeiten, auch die Verfügbarkeit von Snacks und Getränken während der Pausen sollte gegeben sein.
Spezialangebote:
Was ist Ihnen sonst noch wichtig? Ob die Möglichkeit für private Dinner, Themenabende oder Networking-Events – planen Sie vorher, was bei Ihnen notwendig ist.
Zusätzliche Dienstleistungen und Annehmlichkeiten
Personal:
Ist ausreichend Personal, mit Erfahrung in solchen Veranstaltungen, zur Unterstützung direkt im Tagungshotel buchbar? Dieses Element sollten Sie nicht vernachlässigen.
Freizeitangebote:
Fitnessbereiche, Wellnessbereiche, oder andere Freizeiteinrichtungen – wenn Ihnen etwas davon wichtig ist, dann achten Sie vor der Hotelbuchung auf mögliche vorhandene Details.
Zusätzliche Services:
Fragen Sie vorher, ob es ein Business Center, einen Concierge-Service oder einen Shuttle-Service gibt.
Kosten und Vertragsbedingungen
Preisgestaltung:
Eine transparente Kostengestaltung ist das A und O. Die Kosten für die Räume, Verpflegung und Zusatzleistungen sollten genau aufgeschlüsselt sein.
Stornierungsbedingungen:
Die Flexibilität und Bedingungen für Stornierungen oder Änderungen sollte gegeben sein. Beachten Sie entsprechende Angaben in den Angeboten.
Was sagen frühere Gäste zum potenziellen Tagungshotel?
Wie erfahren Sie am besten, ob das gewünschte Tagungshotel auch mit dem gewünschten Angebot und Service dienen kann, für den es wirbt? Der beste Weg sich ein vertrauensvolles Bild zu erschaffen: Bewertungen von früheren Gästen für das Seminarhotel. Informieren Sie sich vorab zu den Erfahrungen und profitieren Sie für Ihre eigene Tagung.
Wir beraten Sie gerne
Suchen Sie nach Unterstützung bei der Auswahl Ihres Tagungshotels? Ob in Berlin, München, Frankfurt oder einer anderen Stadt – mit uns wird die Suche nach den passenden Hotels und Locations, die Frage nach der Raumkonfiguration oder die Auswahl von Technik- und Verpflegungsleistungen besonders schnell und zufriedenstellend abgearbeitet. Wir erleichtern Ihnen den Prozess – sprechen Sie uns gerne an.
