26. Januar 2024

Reisekostenabrechnung

Mit HM business travel gut vorbereitet!

Ob Sie für Ihr Unternehmen viel um die Welt jetten oder nur zu einzelnen Anlässen reisen – eine korrekte Reisekostenabrechnung ist unerlässlich. Oft fehlt es am Ende an wichtigen Belegen oder einer fristgerechten Einreichung. Dieser Blog gibt Ihnen einen Überblick darüber, was alles dazu gehört und bietet Ihnen praxisnahe Tipps für die effektive Verwaltung.

Ein Überblick: Kosten während der Dienstreise

Was gehört alles zu den Reisekosten? Damit Ihnen nichts untergeht, haben wir alle relevanten Aspekte für Sie zusammengestellt:

  • Fahrtkosten:
    Ob Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel (wie Bus, Bahn, Flugzeug), Mietwagen, Taxi- oder Fahrdienste sowie Pauschalen für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs, nach Kilometer – Fahrtkosten treten vielfältig auf.

  • Übernachtungskosten:
    Während einer Geschäftsreise oder Messereise treten häufig Kosten für ein Hotelzimmer oder andere Unterkünfte auf, wenn eine Übernachtung notwendig ist.

  • Verpflegungsmehraufwand:
    Unter diesen Aspekt fallen zusätzliche Kosten für Mahlzeiten während die Reise. Oft werden hierfür tägliche Pauschalen festgelegt, wie die sogenannte Verpflegungspauschale.

  • Reisenebenkosten:
    Zu diesen Kostenpunkten können unter anderem Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren oder auch Trinkgelder gehören.

  • Kommunikationskosten:
    Als solche Kosten werden Telefonate, Gebühren für die Internetnutzung und ähnliche Kommunikationsformen benannt.

  • Visum- und Impfkosten:
    Bei Dienstreisen im Ausland können ein Visum oder Impfungen erforderlich sein, welche in diesem Fall mit unter die Reisekosten fallen.

Achten sie auf eine übersichtliche Buchhaltung

Welche Vorgaben müssen Sie erfüllen, um Ihre Reisekosten erstattet zu bekommen? Vor allem ist es wichtig, dass Sie alle Ausgaben, die während Ihrer Reise auftreten, sorgfältig dokumentieren. Bewahren Sie alle Belege auf, wie Hotelrechnungen, Fahrscheine, Tankquittungen, Restaurantrechnungen oder anderes. Diese Belege brauchen Sie auch, wenn Sie diese Kosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen möchten.

Und damit Sie weder unnötigen Stress mit Ihren Reisekosten haben, noch den Überblick verlieren, haben wir einige Tipps für Sie:

  • Planen Sie das Budget für Ihre Dienstreise im Voraus. Berücksichtigen Sie dabei alle zu erwartenden Kosten, wie Transport, Übernachtungskosten, Verpflegung und Reisenebenkosten.

  • Nutzen Sie Apps, um Ihre Ausgaben zu verfolgen und zu kategorisieren. Oft ist es mit diesen Apps möglich Belege zu fotografieren und zu speichern – das erleichtert Ihnen die Dokumentation für Ihren Arbeitgeber.

  • Sammeln Sie alle Belege während Ihrer Dienstreisen – für Transportmittel, Hotels, Mahlzeiten und sonstige Ausgaben. Digitale Kopien können für Ihr Unternehmen hilfreich sein, falls die Originalbelege verloren gehen.

  • Falls verfügbar, sollten Sie als Bezahlmethode eine Firmenkreditkarte nutzen. Das erleichtert auch der Buchhaltung die Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben.

  • Wo möglich, sollten Sie im Voraus buchen und bezahlen. Dies kann nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Ausgabenverwaltung vereinfachen.

  • Erkundigen Sie sich, ob Pauschalbeträge für Verpflegung und kleine Ausgaben festgelegt werden können. Dadurch vereinfachen Sie die Verwaltung, da keine Einzelbelege erforderlich sind.

  • Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben, um im Nachhinein die Abrechnung der Reisekosten zu vereinfachen.

Service von HMBT – Reisekostenabrechnung ohne Stress

Gerne unterstützen wir Ihr Unternehmen bei Ihrer Reise mit unserem Service und übernehmen auch weitere Serviceleistungen rund um Ihre Geschäftsreise und Hotelbuchung, sodass auch Ihre Buchhaltung in puncto Geschäftsreise vorab entlastet wird. Bei uns erwartet Sie ein umfänglicher Service aus einer Hand.