Professionelle Checkliste für eine erfolgreiche Messereise

Vorbereitung (4–8 Wochen vor der Messe)

Ziele und Strategie festlegen:
Beginnen Sie Ihre Messeplanung mit klaren Zielen. Überlegen Sie, was Sie mit der Messe erreichen möchten – zum Beispiel neue Kundenkontakte knüpfen, bestehende Geschäftspartner pflegen, Produkte verkaufen oder sich über Branchentrends informieren. Definieren Sie messbare Ziele (etwa Anzahl Leads, Abschlüsse oder Gespräche) und entwickeln Sie darauf aufbauend eine Strategie. Auch die Zielgruppen-Analyse gehört in diese Phase: Wen möchten Sie am Messestand ansprechen und was erwartet dieses Publikum von Ihnen? Stimmen Sie Ihr Messekonzept, Ihre Botschaften und Ihr Angebot genau auf diese Ziele und Zielgruppen ab. Falls Sie als Aussteller teilnehmen, klären Sie zudem frühzeitig, welche Kollegen mitfahren und welche Rollen sie vor Ort übernehmen (Standbetreuung, Fachgespräche, Networking etc.). Ein internes Kick-off-Meeting kann helfen, alle Beteiligten auf die Messeziele einzuschwören.

Reise und Unterkunft organisieren:
Etwa 4–8 Wochen vor der Messe sollten die wichtigsten logistischen Fragen geklärt werden. Buchen Sie Anreise und Unterkunft so früh wie möglich. Beliebte Messestädte sind schnell ausgebucht, da viele Unternehmen direkt nach der letzten Veranstaltung ihre Hotelkontingente für das nächste Jahr sichern. Wer zu spät bucht, zahlt häufig drastische Messezuschläge – in Spitzenzeiten können die Hotelpreise um weit über 100 % höher liegen als normal. Je früher Sie sich um Zimmer und Tickets kümmern, desto entspannter blicken Sie der Messe entgegen – und oft lassen sich durch Frühbucher-Rabatte oder Messeangebote auch Kosten sparen. Tipp: Falls das gewünschte Messehotel bereits voll ist, weichen Sie auf umliegende Orte mit guter Verkehrsanbindung aus. Ein etwas längerer Anfahrtsweg morgens ist oft besser, als gar kein Zimmer oder exorbitante Preise in Kauf zu nehmen. Für internationale Messen denken Sie an notwendige Reisedokumente (z.B. Reisepass, Visa) und prüfen Sie rechtzeitig eventuelle Impf- oder Einreisebestimmungen.

Messestand, Ausstattung und Marketing vorbereiten:
Nutzen Sie die Wochen vor der Messe, um Ihren Auftritt professionell vorzubereiten. Als Aussteller sollten Sie jetzt alle Bestellungen und Dienste finalisieren: Standbau, Möblierung, technische Ausstattung, Internetanschluss, Strom, Catering für den Stand – was auch immer Sie gebucht haben, überprüfen Sie die Auftragsbestätigungen. Planen Sie Ihr Messeprogramm: Werden Produktdemos, Vorträge oder Gewinnspiele stattfinden? Stellen Sie sicher, dass ausreichend Werbematerialien vorhanden sind: Broschüren, Flyer, Visitenkarten (bestellen Sie ggf. rechtzeitig Nachschub) und kleine Give-aways mit Ihrem Logo. Praxis-Tipp: Versenden Sie persönliche Einladungen an wichtige Kunden und Partner, damit diese von Ihrer Messepräsenz wissen. Nutzen Sie E-Mail, soziale Medien oder Ihr Vertriebsnetzwerk, um Termine am Stand zu vereinbaren. Auch als Besucher können Sie im Vorfeld bereits Meetings mit Ausstellern oder Branchenkontakten ausmachen – die Terminkalender während der Messe sind schnell voll. Denken Sie daran, Ihr Messe-Team gut vorzubereiten: Führen Sie Trainings oder Briefings durch, damit jeder die Produktneuheiten, Gesprächsleitfäden und Ziele kennt. Besprechen Sie den Dresscode (einheitliche Firmenkleidung oder Namensschilder können Professionalität unterstreichen) und klären Sie organisatorische Fragen. Je gründlicher die Vorbereitung, desto weniger Stress haben Sie während der Messe selbst.

Reise & Logistik (1–3 Tage vor der Messe)

Die letzten Tage vor der Abreise stehen im Zeichen der finalen Checks.

Beginnen Sie mit einer Reise-Checkliste:
Sind alle Reiseunterlagen griffbereit? Stellen Sie sicher, dass Sie alle Tickets und Dokumente haben – Flug- oder Bahntickets, Hotelbestätigung, Messe-Eintrittskarten oder Ausstellerausweise. Viele Messeveranstalter schicken Ausstellerausweise vorab zu – ohne diese kommen Sie nicht aufs Gelände, also packen Sie sie unbedingt ein. Falls Sie mit dem Flugzeug reisen, checken Sie frühzeitig online ein und drucken Sie die Bordkarten aus oder laden Sie sie aufs Smartphone. Überprüfen Sie auch die Wettervorhersage für den Messeort und passen Sie Ihre Garderobe entsprechend an.

Logistik und letzte Vorbereitungen:
Prüfen Sie 1–2 Tage vorher Ihre gepackten Materialien und Messegüter. Wenn Ihr Messegut per Spedition zum Messegelände transportiert wird, verfolgen Sie den Versand und halten Sie Kontakt zum Spediteur oder Messebauer, um sicherzugehen, dass alles pünktlich ankommt. Haben Sie wichtige Unterlagen digital in der Cloud oder auf einem USB-Stick? Falls ja, laden Sie sie herunter bzw. nehmen Sie eine Offline-Kopie mit, um vor Ort unabhängig vom Internet zu sein. Legen Sie für Ihr Team einen Treffpunkt und eine Uhrzeit am ersten Messetag fest – idealerweise etwas vor Messeöffnung, damit alle stressfrei eintreffen. Tipp: Machen Sie sich bereits am Vorabend mit dem Geländeplan der Messe vertraut. Markieren Sie die Position Ihres Standes (oder der wichtigsten Aussteller, die Sie besuchen wollen) und planen Sie die Route vom Hotel oder Bahnhof zum Messegelände. So vermeiden Sie Hektik am ersten Messetag. Außerdem lohnt es sich, am Tag vor der Messe noch einmal alle Akkus zu laden (Smartphone, Laptop, Powerbank) und ggf. einen Wecker extra früh zu stellen, damit Sie ausgeruht und pünktlich starten können.

Packen und letzte Kontrollen:
Nutzen Sie unsere Packliste (siehe unten), um sicherzugehen, dass Sie nichts Essenzielles vergessen. Packen Sie Ihren Koffer mit System: Wichtige Dokumente und technische Geräte gehören ins Handgepäck, damit Sie diese stets griffbereit haben. Kontrollieren Sie, ob Sie genügend Visitenkarten eingepackt haben – auf Messen sind 100 Karten schneller verteilt als man denkt. Wenn Sie Präsentationsmaterial oder Demogeräte mitnehmen, testen Sie diese kurz vorher noch einmal. Beispiel aus der Praxis: Ein Aussteller entdeckte einen Tag vor Abreise, dass sein Laptop-Adapter defekt war – zum Glück konnte er so noch rechtzeitig Ersatz besorgen. Solche Pannen vermeiden Sie durch einen gründlichen Last-Minute-Check. Gönnen Sie sich am Abend vor der Reise etwas Ruhe: Ein letzter prüfender Blick auf die Checkliste, dann früh ins Bett – denn die kommenden Messetage werden lang und energiegeladen.

Während der Messe

Endlich geht es los: Die Messe hat begonnen, Ihr Stand ist aufgebaut oder Sie haben das Gelände betreten. Jetzt kommt es darauf an, die geplante Strategie in die Tat umzusetzen und flexibel auf spontane Chancen zu reagieren.

Seien Sie früh vor Ort:
Als Aussteller sollten Sie und Ihr Team jeden Messetag vor Öffnung am Stand sein, um die Technik hochzufahren, Broschüren auszulegen und letzte Abstimmungen zu treffen. Ein kurzes Team-Briefing am Morgen wirkt Wunder – besprechen Sie den Tagesablauf, wichtige angemeldete Termine und verteilen Sie Aufgaben (z.B. wer kümmert sich um Social-Media-Updates, wer füllt das Besuchsprotokoll aus). Als Besucher profitieren Sie ebenfalls davon, früh zu kommen: Sie vermeiden Warteschlangen am Eingang und können Ihren Tag strukturieren, indem Sie zunächst einen schnellen Rundgang machen oder Ihre priorisierten Aussteller zuerst aufsuchen.

Aktive Präsenz und Networking:
Auf der Messe heißt es: sichtbar und ansprechbar sein. Als Aussteller gehen Sie aktiv auf vorbeikommende Besucher zu, knüpfen Gespräche und präsentieren Ihr Unternehmen von seiner besten Seite. Achten Sie auf Ihre Körpersprache – ein offenes Lächeln und Blickkontakt laden zum Verweilen ein. Halten Sie Ihre Elevator Pitch bereit, um in wenigen Sätzen erklären zu können, was Sie anbieten. Praxis-Tipp: Notieren Sie sich während der Gespräche Stichworte zu den Kontaktpersonen (z.B. auf der Rückseite von Visitenkarten oder digital per App), damit Sie später noch wissen, was besprochen wurde. Das erleichtert die Nachbereitung enorm. Besucher sollten die Gelegenheit nutzen, gezielt Fragen zu stellen und Infos zu sammeln. Tauschen Sie Visitenkarten und verbinden Sie sich vielleicht schon vor Ort via LinkedIn oder Xing mit neuen Kontakten, um die Beziehung zu festigen.

Organisation und Wohlbefinden:
Eine Messe ist ein Marathon, kein Sprint. Planen Sie daher genug Pausen ein – für sich und Ihr Team. Ein kurzes Durchatmen alle paar Stunden hält die Energie hoch. Denken Sie daran, ausreichend zu trinken und gelegentlich etwas zu essen, auch wenn es hektisch ist. Bequeme Schuhe sind ein Muss, denn ein Messetag kann lang sein und Wege auf großen Messegeländen summieren sich schnell zu mehreren Kilometern. Wechseln Sie, wenn möglich, zwischendurch die Schuhe, um Blasen vorzubeugen. Sollten unerwartete Probleme auftreten (z.B. technische Störungen am Stand oder fehlendes Material), bewahren Sie Ruhe. Wenden Sie sich an die Messeleitung oder den Service vor Ort – oft gibt es schnelle Lösungen, etwa Leihgeräte oder einen technischen Support. Tipp: Nutzen Sie Social Media während der Messe, um auf Ihre Präsenz aufmerksam zu machen. Ein Foto vom Messestand mit einem kurzen Update auf LinkedIn oder Twitter kann Reichweite schaffen und Kunden zeigen, dass Sie vor Ort sind. Vergessen Sie am Ende des Tages nicht, Kassensturz zu machen: Wie viele gute Gespräche gab es? Gab es Erkenntnisse oder Wettbewerbsinfos, die wichtig sind? Halten Sie diese Eindrücke fest, solange sie frisch sind.

Nachbereitung (1–7 Tage nach der Messe)

Die Hallen sind leer, der Messestand ist abgebaut und Sie sind wieder zurück im Büro – doch der Prozess ist noch nicht vorbei. Jetzt beginnt die vielleicht entscheidendste Phase für den nachhaltigen Erfolg Ihres Messeauftritts: die Nachbereitung. Und hier ist Schnelligkeit Trumpf.

Schnelles Follow-up:
Nur ein kleiner Teil der Besucher hat beim Messebesuch eine konkrete Kaufabsicht. Das bedeutet: Die meisten Kontakte müssen erst nach der Messe durch Follow-up in Kunden verwandelt werden. Lassen Sie also keine Zeit verstreichen. Kontaktieren Sie Ihre gesammelten Leads möglichst innerhalb der ersten Woche nach der Messe. Bedanken Sie sich für das Gespräch, knüpfen Sie inhaltlich an das Messegespräch an und senden Sie gegebenenfalls versprochenes Material (zum Beispiel Detailinformationen, Angebote oder einen Terminvorschlag für eine Produktdemo). Eine personalisierte E-Mail oder ein Anruf zeigt Professionalität und hält Sie im Gedächtnis, bevor die Konkurrenz eventuell schneller ist.

Auswertung und interne Nachbereitung:
Gleichzeitig sollten Sie intern Bilanz ziehen. Sammeln Sie Ihr Team zu einer kurzen Nachbesprechung. Was lief gut, was könnte beim nächsten Mal besser werden? Haben Sie Ihre Messeziele erreicht? Analysieren Sie Kennzahlen: Anzahl der neuen Kontakte, vereinbarte Folgetermine, direkte Verkaufsabschlüsse, Kosten im Verhältnis zum Nutzen. Diese Erfolgskontrolle hilft, den ROI der Messe zu bewerten und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen. Praxis-Tipp: Die Nachbereitung beginnt eigentlich schon während der Messe – wenn Sie dort Gesprächsnotizen und Besuchsberichte sorgfältig ausfüllen, fällt es Ihnen jetzt viel leichter, die Kontakte einzustufen und gezielt anzuschreiben. Pflegen Sie alle neuen Kontakte in Ihr CRM-System oder Ihre Kundendatenbank ein, inklusive Gesprächsnotizen. Bereinigen Sie die Daten (bereits während der Messe doppelt erhaltene Visitenkarten oder fehlerhafte Angaben können jetzt aussortiert bzw. korrigiert werden). Darüber hinaus sollten Sie auch organisatorische Aspekte nachbereiten: Rechnen Sie Ihre Reisekosten ab (Hotel, Fahrtkosten, Spesen) und legen Sie Belege ordentlich ab – so vermeiden Sie Chaos in der Buchhaltung. Schicken Sie ggf. Dankesschreiben an Partner oder Dienstleister, die Sie unterstützt haben. Und last but not least: Notieren Sie sich den Termin der Messe fürs nächste Jahr, sofern bekannt, und tragen Sie ihn sich direkt in den Kalender ein. So fängt die Vorbereitung für die nächste Messereise quasi schon heute an.

Packliste (Bonus)

Damit beim Packen nichts vergessen geht, hilft eine strukturierte Packliste. Passen Sie diese Liste je nach Ihren individuellen Bedürfnissen an – ein Aussteller benötigt vielleicht mehr Werbematerial, ein Besucher dafür mehr Notizutensilien.

Dokumente & Unterlagen

• Ausweis/Reisepass (bei Auslandsreisen ggf. mit Visum)
• Reiseunterlagen (Flug-/Bahntickets, Hotelbuchung, Messeausweise)
• Kreditkarte, Bargeld
• Firmenunterlagen (Agenda, Terminplan, Ansprechpartnerliste)

Technik & Arbeitsmittel

• Smartphone, Laptop/Tablet mit Ladegeräten
• Powerbank, Adapter, Mehrfachstecker
• USB-Stick, Präsentationsmaterialien
• Visitenkarten und Etui

Bekleidung & Ausstattung

• Business-Outfits für alle Messetage
• Bequeme Schuhe + Wechselpaar
• Teamkleidung / Namensschilder
• Wettergerechte Kleidung (Mantel, Regenschirm, etc.)

Hygiene & Gesundheit

• Kulturbeutel mit Standardartikeln
• Persönliche Medikamente
• Reiseapotheke (Pflaster, Schmerzmittel, Desinfektionsmittel)

Sonstiges

• Snacks und Wasserflasche
• Rucksack oder Business-Tasche
• Deko oder kleine Standaccessoires (bei Ausstellern)

Fazit

Eine erfolgreiche Messereise erfordert weit mehr als nur das Ticket zu lösen und den Messestand aufzubauen – sie ist das Resultat gründlicher Vorbereitung, kluger Organisation und engagierter Durchführung. Mit der obigen Checkliste behalten Sie alle wichtigen To-dos im Blick und vermeiden böse Überraschungen. Von der frühzeitigen Planung über die reibungslose Anreise bis hin zur konsequenten Nachbereitung gilt: Jede Phase trägt dazu bei, den maximalen Nutzen aus der Messebeteiligung zu ziehen. Bleiben Sie flexibel, lernen Sie aus jeder Messe neue Dinge dazu und optimieren Sie Ihren Ansatz kontinuierlich. Dann wird jede Messe – ob als Aussteller oder als Besucher – zu einer lohnenden Erfahrung.

Falls Ihnen die Organisation Ihrer Messereise dennoch über den Kopf wächst oder Sie einfach Zeit sparen möchten, denken Sie daran: Es gibt erfahrene Dienstleister, die Sie unterstützen. HM business travel zum Beispiel steht Ihnen mit spezialisierten Services zur Seite – von der frühzeitigen Hotelbuchung in Messezeiten bis hin zur umfassenden Reiseplanung für Ihr Team. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die Profis im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Zögern Sie also nicht, sich Hilfe zu holen, damit Ihre nächste Messereise nicht nur erfolgreich, sondern auch stressfrei verläuft.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf der nächsten Messe und allzeit gute Reise!