Dienstreise oder Geschäftsreise – gibt es da überhaupt einen Unterschied?

Wenn es um beruflich bedingtes Reisen geht, fallen häufig die Begriffe Dienstreise und Geschäftsreise. Doch was auf den ersten Blick gleich klingt, kann im Detail durchaus Unterschiede aufweisen – insbesondere in rechtlicher, steuerlicher oder organisatorischer Hinsicht.

In diesem Blogbeitrag klären wir, was es mit den beiden Begriffen auf sich hat, wie sich die jeweiligen Richtlinien unterscheiden – und was das ganz konkret für diejenigen bedeutet, die Reisen buchen oder genehmigen müssen.

Dienstreise – der Begriff im öffentlichen Dienst

Der Begriff Dienstreise wird vor allem im öffentlichen Dienst und im Beamtenrecht verwendet. Er bezeichnet eine Reise, die außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes im dienstlichen Auftrag erfolgt – z. B. eine Behördenschulung, ein Ministeriumstermin oder ein Projektmeeting mit anderen Verwaltungseinheiten.

Besonders wichtig: Dienstreisen unterliegen klaren Vorschriften, u. a. dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) sowie internen Regelungen. Ohne formelle Genehmigung ist eine Reisekostenerstattung meist ausgeschlossen.

Geschäftsreise – Begriff und Praxis in der Wirtschaft

In der Privatwirtschaft spricht man dagegen in der Regel von Geschäftsreisen. Gemeint ist damit jede Reise, die im Auftrag des Unternehmens erfolgt: Kundentermine, Messen, Fortbildungen oder Standortbesuche.

Auch hier gibt es klare interne Richtlinien – sie sind allerdings flexibler gestaltet und lassen sich oft individuell auf Geschäftsbereiche oder Reisetypen anpassen. Viele Unternehmen setzen auf digitale Tools und Partner wie HM business travel, um Buchungsprozesse zu automatisieren und Compliance sicherzustellen.

Dienstreise vs. Geschäftsreise – die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Richtlinien im Vergleich: Öffentlicher Dienst vs. Privatwirtschaft

Für alle, die regelmäßig Reisen buchen, freigeben oder koordinieren, sind die zugrunde liegenden Regelungen entscheidend. Ob per Tool, Dienstleister oder manuell – folgende Unterschiede sollten beachtet werden:

Was heißt das für Ihre Reiseorganisation?

Wer eine Dienst- oder Geschäftsreise bucht, trägt Verantwortung – für Regelkonformität, Budgets und einen reibungslosen Ablauf. Entscheidend ist daher:

• Kennen Sie die geltenden Richtlinien Ihres Hauses?
• Nutzen Sie digitale Tools oder Partner, um Prozesse zu vereinfachen?
• Sind alle Beteiligten (Reisende, Genehmigende, Buchende) über Pflichten und Freigaben informiert?

Mit einem professionellen Reisemanagement – wie es HM business travel bietet – lassen sich Regelkonformität, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit vereinen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre Mitarbeitenden eine Dienstreise im Sinne des BRKG oder eine Geschäftsreise zu Kundenterminen antreten: Wir sorgen dafür, dass alles korrekt läuft – von der Buchung bis zur Abrechnung.

Sie buchen regelmäßig Reisen für Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde? Dann sprechen Sie mit uns – wir unterstützen Sie gerne mit digitalen Lösungen, klaren Prozessen und persönlichem Service.