Tagespauschalen
Inhaltsverzeichnis
1. Warum Tagespauschalen heute wichtiger sind denn je
Geschäftsreisen sind heute schneller, internationaler und digitaler organisiert als noch vor ein paar Jahren. Trotzdem bleibt eine Frage erstaunlich konstant: Wie rechnen wir die Verpflegung unterwegs korrekt ab?
Die Tagespauschale – international meist als Per Diem bezeichnet – ist dafür das zuverlässigste Instrument. Sie schafft Transparenz, verhindert Streit über Einzelnachweise und schützt Unternehmen wie Mitarbeitende vor unnötigem Aufwand.
Wer einmal versucht hat, jede Kaffeequittung am Bahnhof nachzuverfolgen, weiß, warum Pauschalen ihren festen Platz im Reisekostenrecht haben.
2. Was hinter der Tagespauschale steckt
Der Begriff ist schnell erklärt: Die Tagespauschale ist ein fester Betrag, der bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten gezahlt wird, um den Mehraufwand für Verpflegung abzudecken.
In der deutschen Gesetzgebung wird dieser Mehraufwand als Verpflegungsmehraufwand definiert. Maßgeblich dafür ist § 9 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG).
Das Prinzip ist einfach:
- Keine Einzelnachweise nötig.
- Klare Beträge.
- Einheitliche Grundlage.
Für Unternehmen, die viele Dienstreisen koordinieren, ist das ein spürbarer Vorteil.
3. Die geltenden Pauschalen in Deutschland
Die Regeln für das Inland sind präzise festgelegt – und für Arbeitgeber wie Mitarbeitende leicht nachvollziehbar.
Pauschalen für das Jahr 2025:
- 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise.
- 28 Euro bei einer Abwesenheit von über 24 Stunden.
Voraussetzung ist immer, dass der Einsatz außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet.
Wenn Mahlzeiten gestellt werden
Viele Hotels bieten Frühstück an, manche Kundentermine beinhalten ein Geschäftsessen. Dann müssen Unternehmen die Pauschale kürzen:
- Frühstück: 20 %
- Mittag- oder Abendessen: je 40 %
Die Logik dahinter ist nachvollziehbar: Wer eine Mahlzeit umsonst bekommt, hat einen geringeren Mehraufwand.
Die oft übersehene Dreimonatsfrist
Eine Regel, die immer wieder zu Diskussionen führt:
Wird jemand länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte eingesetzt, entfällt der Anspruch auf die Pauschale. Erst nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist erneut.
Für Projektarbeit in der Industrie oder beim Kunden ist das ein entscheidender Punkt.
4. Per Diems im Ausland – und warum sie genauer hinsehen verlangen
Sobald Ländergrenzen überschritten werden, kommen andere Werte ins Spiel. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht dazu jährlich aktualisierte Tabellen mit Pauschalen für jedes einzelne Land.
Die Unterschiede sind erheblich:
Während in manchen Nachbarländern nur moderat höhere Werte gelten, steigen die Sätze in wirtschaftlich starken Städten oder Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten deutlich an.
Welcher Satz gilt – und wann?
Entscheidend ist ein detailreicher, aber wichtiger Punkt:
Das Land zählt, in dem der Mitarbeitende sich vor Mitternacht Ortszeit aufgehalten hat.
Bei komplexeren Reiserouten – etwa Direktflug Deutschland → Zwischenstopp Schweiz → Ziel USA – kann das für die erste Abrechnung entscheidend sein.
5. Wie Unternehmen Tagespauschalen wirksam organisieren
Eine Pauschale ist nur so gut wie der Prozess, der sie umgibt. Deshalb lohnt sich ein klarer Ablauf – insbesondere bei vielen Reisenden oder internationaler Tätigkeit.
Ein guter Abrechnungsprozess umfasst:
- Klare Reiseanmeldung mit Ziel, Zeitraum und Reisezweck.
- Eindeutige Richtlinie: Inland, Ausland, Kürzungen, Fristen.
- Digitale Erfassung aller Daten durch die Mitarbeitenden.
- Automatisierte Prüfung der Pauschalen (Dauer, Land, Mahlzeiten).
- Transparente Auszahlung in der Gehaltsabrechnung.
Digitale Unterstützung lohnt sich
Viele Unternehmen setzen inzwischen auf Tools, die Kürzungen automatisch berechnen und aktuelle Auslandssätze hinterlegt haben. Das reduziert Fehler und entlastet Teams, die sich ansonsten tief in die Regeln einarbeiten müssten.
6. Wo Unternehmen häufig stolpern
Auch mit klaren Regeln passieren Fehler – oft an denselben Stellen:
- die Dreimonatsfrist wird übersehen,
- gestellte Mahlzeiten werden nicht angegeben,
- das falsche Land wird angesetzt,
- oder die Abwesenheitsdauer ist ungenau dokumentiert.
Jedes dieser Probleme lässt sich vermeiden – durch eine präzise Richtlinie, interne Schulungen und ein gutes Reporting.
7. Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten
Ob kleines Team oder große Organisation: Eine sauber geregelte Tagespauschale sorgt für Fairness, Flexibilität und Sicherheit. Empfehlenswert sind drei Schritte:
- Reisekostenrichtlinie modernisieren
Klar, verständlich und verbindlich – inklusive Inland, Ausland, Kürzungen und Fristen. - Digitale Abrechnungstools nutzen
Automatisierung spart Zeit und verhindert Fehler. - Mitarbeitende regelmäßig schulen
Vor allem jene, die häufig reisen oder Projekte im Ausland übernehmen.
So entsteht ein System, das für alle Beteiligten funktioniert – und im Alltag wirklich trägt.
